Convocatoria a reunión

[Marco]

Nuestra amiga se le dio este al pasar el puesto de control en el sábado pasado.

convocatoria.pdf

(489.58 KiB) Descargado 419 veces

[stevenospam]

Convocatoria en formato texto:

CONVOCATORIA A REUNION
DE PROPIETARIOS DLE RESIDENCIAL DE MONTAÑA
LOS ALTOS DE CERRO AZUL

Señores
Propietarios del REsidencial de Montaña
Los Altos de Cerro Azul

Fecha Convocatoria: 15 de diciembre de 2012
Fecha de la Reunión: 20 de enero 2013
Hora: 10:30 a.m.
Lugar: club Altos de Cerro Azul

El orden del día será:

1. Presentación de Estados Financieros.
2. Presentación del PLAN DE VERANO 2013.
3. Lo que decidan los propietarios.

Anexos

* Estatdos Financieros periódo hasta septiembre 2012.
* Proyecto de Inversiones 2013.
* Reporte de Cartera Morosa hasta diciembre de 2012.
* Encuesta.

Nota: En el evento de no poder asistir, se puede hacer representar a través de un poder especial o general.

Cordialmente,
Gabriel Correa Jolly (firma)
Administrador de Los Altos de Cerro Azul

[stevenospam]

Convocatoria en formato texto:

CONVOCATORIA A REUNION
DE PROPIETARIOS DLE RESIDENCIAL DE MONTAÑA
LOS ALTOS DE CERRO AZUL

Señores
Propietarios del REsidencial de Montaña
Los Altos de Cerro Azul

Fecha Convocatoria: 15 de diciembre de 2012
Fecha de la Reunión: 20 de enero 2013
Hora: 10:30 a.m.
Lugar: club Altos de Cerro Azul

El orden del día será:

1. Presentación de Estados Financieros.
2. Presentación del PLAN DE VERANO 2013.
3. Lo que decidan los propietarios.

Anexos

* Estatdos Financieros periódo hasta septiembre 2012.
* Proyecto de Inversiones 2013.
* Reporte de Cartera Morosa hasta diciembre de 2012.
* Encuesta.

Nota: En el evento de no poder asistir, se puede hacer representar a través de un poder especial o general.

Cordialmente,
Gabriel Correa Jolly (firma)
Administrador de Los Altos de Cerro Azul

[avechaser]

Preparándonos para la reunión, enviamos el siguiente mensaje al Ing Correa. Él contestó que el Lic Victor de la Cruz (gerente de finanzas) también va a estar en la reunión y va a responder a nuestras inquietudes. No queremos formar un pleito, solo conseguir información que afecta los bolsillos de todos nosotros.

In prepartion for the meeting on April 20, we sent the following message to Ing Correa. He replied that Lic Victor De la Cruz (financial manager) will also be in the meeting and will answer our questions. We are not trying to be controversial, we are just looking for information that affects all our pocket-books!

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Estimado Ing Correa

Es un placer saludarle y le deseamos muchos éxitos y buena salud en el año 2013.

Recibimos los estados de resultados que usted nos hizo llegar a algunos propietarios y tenemos algunas preguntas. Sería importante contar con las repuestas el día de la reunión del 20 de enero o antes.

General

1. Es necesario que nos explique renglón por renglón qué representan las cifras en la primera página. Es evidente que las cifras en la primera parte de la página no concuerdan con las que aparecen en la segunda. Deben ser dos formas diferentes de mostrar el estado de situación. Favor iluminarnos.

Gastos

1. El "Alquiler del Club" nos cuesta (a los propietarios) alrededor de $50,000 por año. Cuándo se comenzó a cobrarnos ese cargo y cuánto es el total acumulado que hemos pagado por el club a través de los años? Entendemos que el Club es propiedad del Grupo Melo. Ni el club ni este cargo existía cuando firmamos en 1991 el contrato de compra-venta con el Grupo Melo y no hemos firmado ningún otro papel aceptando que su uso sea cobrado a nosotros. Entonces en qué se basa este cargo?

2. Los gastos de salario del personal de seguridad son bastante altos ($8,000 por mes), comparados con el costo promedio en plaza. Podríamos saber cuantas personas son pagados bajo este rubro? La división industrial (pollos) del Grupo Melo comparte con nosotros los costos de la garita de entrada?

3. Los gastos de salario para mantenimiento y reparación de calles y cunetas, limpieza, jardinería y ornato también se ven bastante elevados ($10,000 por mes). Nuevamente, podríamos saber cuantas personas por mes, en promedio, son cubiertas por estos renglones?

4. Hay 6 vehículos asignados al proyecto. Nos gustaría tener un detalle de esos vehículos y cuál es la función de cada uno.

5. Hay un renglón que dice: Cuentas por Pagar a Vistamares - $444,330.18. Necesitamos una explicación de cómo se llega a esa suma, ya que no concuerda con lo constatado en las páginas anteriores.

6. En la misma página hay una lista de otros egresos que aparentemente se cargan a los propietarios pero que no están contenidos en los Gastos de Operación mostrados en las páginas anteriores. Si no son gastos de operación, qué son? Necesitamos una explicación de los mismos.

7. Favor confirmar que nosotros los propietarios no estámos pagando por la reparación de las calles fuera de los límites del Residencial (por ejemplo, calle principal de Cerro Azul).

Otros

1. Aunque estríctamente dicho no se permite que las instalaciones del residencial sean utilizadas para fines comerciales, en realidad hay algunas entidades túristicas comerciales de bajo impacto que operan aquí, entre otros busitos que traen observadores de aves, hospedajes ("Bed and Breakfast") y un restaurante. Suponemos que esas entidades pagan por el uso por los visitantes y vehículos de nuestras calles y otras áreas públicas. Dónde se refleja ese ingreso en las cuentas que ustedes nos mandaron?

2. Como asunto de interés general, las calles y áreas públicas del Residencial son actualmente propiedad de quién - de los propietaarios, del estado, o del Grupo Melo?

Saludos

Además, acabamos de enviar otra pregunta sobre la relación entre las cifras contenidas en los resultados de la Administradora publicados en internet para la Bolsa de Valores y los estados de resultados presentados a nosotros, los propietarios.

----------------------------------------------------------------

En realidad, es trabajo de la Junta Directiva y miembros de la Asociación de Propietarios tratar estos temas con el Administrador, pero como la Asociación es inoperante tenemos que hacerlo nosotros individualmente! Debemos aprovechar esta oportunidad para reiterar al Grupo Melo que estamos esperando que cumpla con su promesa a poner la Asociación a andar

[tsimons]

Estimados Propietarios presentes,
Quiero informarle a todos los propietarios de la situación que confrontamos en Cerro Azul, en vista de que no nos permitieron presentarlo en la reunión de propietarios que realizó la Administradora el pasado domingo 20 de enero de 2013. Realmente no sé porque quieren ocultar esta información!

SITUACION DE LAS ASOCIACIONES DE PROPIETARIOS EN ALTOS DE CERRO AZUL
Antes de presentarles nuestra opinión sobre la situación de las Asociaciones de Propietarios, queremos dejar bien claro ante esta sala que nuestros únicos propósitos son precisamente los que expusimos el 28 de enero de 2012 durante la primera charla organizada por el grupo PACAR. Deseamos volver a repetirlos para que no exista la mínima duda en cuanto a los fines que perseguimos en esta comunidad. Estos objetivos son:

1.- Mantener la continuidad de la Administración de Melo. No queremos administrar.
2.- Que nuestras propiedades mantengan o mejoren su valor.
3.- Que se mantenga la seguridad, la paz y la tranquilidad en el área.
4.- Que se legalice la Administración y la Asociación de Propietarios, tal como lo exige la ley 31 del 18 de
Junio del 2010, para lograr que todos los propietarios cumplan con el pago de la TSM.

Podrán ver ustedes que nuestro 4to. objetivo trata precisamente sobre las asociaciones de propietarios, y es este el tema donde queremos presentarle nuestras preocupaciones, debido a las situaciones irregulares que actualmente confrontamos con la Administradora Los Altos de Cerro Azul (no con la persona que administra actualmente).

ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACION DEL RESIDENCIAL:
Como la mayoría de ustedes conocen, el promotor que desarrollo el Residencial de Montaña Los Altos de Cerro Azul, creó nueve (9) Asociaciones de Propietarios a medida que terminaba las infraestructuras de cada una de ellas. Estas asociaciones fueron notariadas y procesadas en el registro público en diferentes épocas, lo que a continuación se detalla:

Urbanización, Escritura, Confección, Inscripción , Junta Directiva, Administrador original
El Alcazar, 17885, 26-11-1986, 10-05-1989, Propietarios, Altos del Alcazar, S.A.
El Torreón, 8870, 06-02-1987, Por Registrar, Grupo Melo & Cia., Altos del Torreón, S.A.
El Fortín, 8869, 06-08-1987, Por Registrar, Grupo Melo & Cia., Altos del Fortín, S.A.
El Vigía, 10416, 01-10-1987, 16-12-1987, Grupo Melo & Cia., Altos del Vigía, S.A.
El Castillo, 12840, 01-12-1988, 05-12-1988, Propietarios, Altos del Castillo, S.A.
El Frente, 2817, 06-05-1991, 10-05-1991, Grupo Melo & Cia., Altos del Frente, S.A.
El Centinela, 3119, 01-10-1994, 11-10-1994, Grupo Melo & Cia., Altos de Vistamares, S.A.
El Guardián, 3120, 01-10-1994, 11-10-1994, Grupo Melo & Cia., Altos de Vistamares, S.A.
La Fortaleza, 3121, 01-10-1994, 11-10-1994, Grupo Melo & Cia., Altos de Vistamares, S.A.

De las 9 asociaciones, 7 están inscritas y 2 no se inscribieron por una mera diferencia del nombre de la asociaciones que aparece en la escritura y el nombre con que fue aprobado en el Ministerio de Gobierno y Justicia (esta inconsistencia provocó el rechazo de parte del Registro Público, esto ocurrión en 1987 y aún no ha sido corregido).

El Grupo Melo ocupa toda ja Junta Directiva en 7 asociaciones y los propietarios no tenemos ningunanrepresentatividad, a pesar de que en 4 de las asociaciones, el grupo Melo no es dueño de ningún lote y por ende no es propietario y no debe estar en la Junta Directiva). Hay 2 asociaciones con cuya Junta Directiva diferentes.

En Enero de 1995 se fusionan 7 de las Administradoras sobreviviendo Centinela y Torreón, la cual se fusiona en Centinela en 1999 y ésta última se fusiona con Altos de Vistamares en mayo de 2004, quedando ésta última en calidad de Administradora del proyecto.

Curiosamente en ese mismo año de 1995 de las siete fusiones, es cuando se suspenden las cuotas de las asociaciones y se inicia el cobro de la Tasa de Servicio y Mantenimiento (TSM), mediante nota del 14 de Diciembre de 1995 de Altos de Vistamares. Suponemos que debe existir un contrato entre las asociaciones y todas estas administradoras, y además siendo Altos de Vistamares la que eventualmente sobrevive, también suponemos que debe existir un contrato de servicio de mantenimiento con las asociaciones; pero eso lo ignoramos. Posteriormente en febrero del 2007, altos de Vistamares S.A. crea la empresa Administradora Los Altos de Cerro Azul, S.A. y trasladan el servicio de mantenimiento a esta última. Aquí también suponemos que debe existir un contrato de servicio de mantenimiento entre esta y las asociaciones, o bien siendo ésta última empresa una subsidiaria de Altos de Vistamares, S.A., es cosa entre ellas.

LAS CONCLUSIONES SOBRE ESTE ASPECTO SON DOS:
• La primera consiste en que nosotros los propietarios que pagamos, estamos totalmente ausentes de estas decisiones y;
• La segunda consiste en que Altos de Vistamares y posteriormente Administradora Los Altos de Cerro Azul, se deciden declinaron su obligación estatutaria establecida
en los artículos 48 de Guardián, Centinela y Fortaleza, y artículo 50 de las otras 6 asociaciones, donde se establece que:

“El Administrador tendrá a su cargo la administración, conservación y mantenimiento de los bienes de la Asociación. Además tendrá las siguientes funciones:”
• En Alcazar, Castillo, Fortín, Frente, Torreón y Vigia dice: “Recaudar de los Asociados las cuotas mensuales y demás deudas que tengan con la Asociación”, por
delegación del Tesorero.”
• Mientras que en Centinela, Fortaleza y Guardián dice el 48,ch: “Recaudar de los miembros las cuotas ordinarias y extraordinarias de administración y los demás
pagos que le correspondan conforme a la ley o estos estatutos, siempre que tal facultad no esté asignada a otra persona natural o jurídica debidamente autorizada
por la Asociación.”

COMO NUNCA SE HAN REALIZADO ASAMBLEAS GENERALES DE PROPIETARIOS, NUNCA HUBO TAL AUTORIZACION PARA DEJAR DE COBRAR LAS CUOTAS DE LAS ASOCIACIONES!Altos de Vistamares, S.A. decidió sin consultarle a los propietarios, que ya no cobraría cuotas de Asociaciones y que de acuerdo con su carta del 14 de diciembre de 1995, deciden unilateralmente iniciar a cobrarle a los propietarios una tasa Servicios y Mantenimiento (TSM) Y NOTIFICAN QQUE YA NO COBRARIAN CUOTAS.

ANTECEDENTES DE LAS ASOCIACIONES:
Volviendo a las asociaciones y sus Juntas Directivas, podemos apreciar que cada una de ellas nació con el Grupo Melo en calidad de Dignatarios, Directores y miembros de la Junta Directiva. Posteriormente en el Castillo y en el Alcázar, se cambian las Juntas Directivas a nombre de los propietarios. Y ASÍ HAN PERMANECIDO LAS DIRECTIVAS DE ESTAS ASOCIACIONES POR MAS DE 20 AÑOS.

Podemos comprender que se mantuviere las Juntas Directivas de esas urbanizaciones durante todos esos años en que el promotor aún mantenía en su poder lotes sin vender en exceso de un cierto porcentaje del total de lotes, sin embargo desde hace cierto tiempo atrás, todos los lotes de algunas de las urbanizaciones han sido vendidos a propietarios y el grupo Melo no mantiene ninguna propiedad en esas urbanizaciones; sin embargo, aún retiene las Juntas Directivas de esas asociaciones, sin que los nuevos dueños tengan representatividad en la misma. Esto crea un estado de indefensión en cuanto a los derechos de los propietarios, establecidos propiamente en esos mismos estatutos elaborados por el Grupo Melo. En especial,
• No podemos presentar sugerencias o recomendaciones en Asamblea General para el mejoramiento de los fines y objetivos de la Asociación;
• No podemos ejercer el derecho a voto, ni ser elegidos, no podemos desempeñar ningún puesto, ni siquiera ser parte de ninguna comisión (Aseo, finanzas, seguridad,
actividades, admisión y emergencias);
• No podemos pagar cuotas de asociación al Administrador, porque éste se auto declinó su obligación de recaudarlas;
• No podemos asistir a las Asambleas Ordinarias o Extraordinarias porque no se realizan;
• No podemos constituir las Comisiones de Trabajo que especifican los estatutos.

En fin, estamos en un estado de indefensión en cuanto a nuestros derechos, pero sin embargo debemos cumplir con nuestras obligaciones, aún cuando vengan impuestas sin nuestro consentimiento como miembros adscritos a una Asociación de Propietarios.

Situación actual
Cada vez que un grupo de propietarios se atreve a cuestionar el nuevo aumento del TSM, salen a relucir las amenazas de dejar el servicio. Tenemos esas amenazas por escrito desde el año 2008 en cuanto a que si la gestión administrativa financiera del proyecto no es rentable para la administración, entonces dejarán de prestar el servicio. Esta posición es totalmente inconsistente con las disposiciones estatutarias que estipulan que los propietarios debe pagar a la Asociación una cuota regular o mensual (y una cuota extraordinaria según requerimiento sustentado) para proveer los servicios de administración, conservación, mantenimiento, reparación, seguridad y vigilancia (artículo 9). El artículo 54 de los estatutos establece claramente que el Administrador debe recaudar las cuotas de la Asociación.

En adición a esta particular situación de las cuotas de la asociación y de las cuotas de TSM, debemos recordarle a la actual Administración que todo aumento de cuotas debe ser aprobado en asambleas generales de cada una de las asociaciones. Esto esta estipulado en los estatutos que el mismo Grupo Melo hizo y nos impuso! A veces uno se pregunta, como es que los mismos que hacen las reglas, son los que luego la violan porque va contra sus intereses!

Cada vez que un grupo de propietarios se atreve a requerir la documentación que estatutariamente están obligados a entregar anualmente a los propietarios, los actuales funcionarios se hacen los sordos y hacen caso omiso de las notas por escrito entregadas a ellos. Al parecer ellos interpretan que nuestro derecho a esta información es una intervención en el manejo de las finanzas de la Administración. Los estatutos estipulan que anualmente deben entregar a los propietarios los siguientes documentos:
• Estado de Situación
• Proyecto de Presupuesto

Nos entregan un informe de ingresos y egresos y alegan que esto corresponde a las asociaciones, pero la Administradora Los Altos de Cerro Azul, S.A. es una empresa comercial, por lo que debe entregar son Estados Financieros. Además ni Vistamares, ni la Administradora son Asociaciones. el argumento que nos hacen es absurdo!
Con respecto a los Estados Financieros de la Administradora, invito a todos los propietarios a verlos en el web de la Bolsa de Valores de Panamá en el sitio;
www.grupomelo.com.pa/docs/INT%20VISTAMA ... 2012_T.pdf

Con respecto a la obligatoriedad que tienen todas las Juntas Directivas de las 9 asociaciones de realizar anualmente las Asambleas Generales en la última quincena del mes de Noviembre de cada año para presentar los documentos mencionados y para renovar los miembros de la Junta Directiva, es increíble que por más de 20 años esta disposición estatutaria no se ha cumplido y todos las directivas permanecen conformadas por las mismas personas, tal como era antes. Realmente esta situación tendría poca importancia si el Grupo Melo fuere dueño mayoritario de las propiedades dentro de la juridicción de cada una de las urbanizaciones. Lo insólito de ésta situación, es que existen 4 urbanizaciones en donde los propietarios son dueños del 100% de los lotes; sin embargo, estos propietarios no tienen ninguna representatividad en sus correspondientes Asociaciones.

Al parecer a algunos propietarios no les molesta esta situación, mientras que algunos otros prefieren no hacer ninguna reclamación alegando que el grupo Melo podría dejar de administrar; y esto lo hacen, en virtud de haber recibido precisamente estas cartas amenazadoras de dejar la administración si las finanzas no le son favorables. Debemos ser conscientes y saber separar la Administradora del Residencial de la 9 Asociaciones de Propietarios, ya que son 2 entidades diferentes; y nuestros reclamos están dirigidos a los cambios que se requieren solamente en las Asociaciones; y muy específicamente al cambio de la Junta Directiva. Es probable que no se tenga que cambiar las directivas en todas las asociaciones, en virtud de que el Grupo Melo aún es propietarios de varios lotes en algunas de las últimas urbanizaciones del residencial. Sin embargo, donde no tiene propiedades, debe moralmente dejar de ocupar esas juntas directivas.

Otros asuntos de importancia
Existen varios otros temas que preocupan a los propietarios y algunos de éstos temas han sido señalados ante la Administración por la gravedad que implica la no atención de los mismos.
• Tema de seguridad y vigilancia: Se le ha requerido a la Administración de un mayor control de entradas al residencial, en virtud de algunos incidentes entre
propietarios y trabajadores (robos durante construcciones, manejo desordenado en las vías, fuegos artificiales, prácticas de disparos de arma de fuego, perros
sueltos de los cuidadores de casas que ya han mordido a varios propietarios, etc)
• Tema de los hidrantes: Nuestra preocupación sobre la existencia, ubicación y funcionamiento de tomas de agua para atender posibilidades de fuego en cerro azul,
nos ha llevado a consultar con el Departamento de Seguridad de los Bomberos sobre la necesidad de tener un Plan de Emergencias y Desastres, y la posibilidad de
que no sea del todo funcional el esquema disponible para atender incendios en el residencial.
• Tema del uso del Club: La mayoría de los propietarios desconocen que los propietarios están pagando la suma de $57,000.00 anual de alquiler y los brindados no
satisfacen los requerimientos de los propietarios, y no hay disposición a escuchar cuales podrían ser estos requerimientos.
• Tema de las casa brujas: Este tema ha sido mencionado en el pasado (reunión del 21 de abril de 2012) y aún continúan visibles estas casas, sin que la Administración
haga valer lo indicado tanto en los estatutos (artículo 8 y 21) como en el Manual del Propietarios de la ANAM (página ).
• Tema de negocios en el residencial: Este tema también ha sido mencionado en el pasado y aún no se toman las medidas reglamentadas. Sobre esta situación se debe
mencionar que han sido los propietarios conscientes y preocupados, los que han solicitado a la ANAM de intervenir para detener estos abusos. Estos negocios no
pagan los impuestos nacionales que corresponden. Sus clientes utilizan la piscina del Club y demás facilidades y no pagan por eso.
• Tema de la cartera morosa: Nuestra preocupación reside en la poca atención que se la dá a la posible recuperación de las cuotas morosas de los propietarios que no
pagan. Esta situación obviamente repercutirá eventualmente en futuros aumentos debido a la impresión que se llevan los propietarios de que si no pagan sus cuotas,
la administración no hace nada por recuperarlas.
• Tema de las áreas recreacionales: En una inspección a finales del 2012, nos percatamos del estado de abandono en que se encontraban los balnearios, y si bien la
administración inició los pocos trabajos de recuperación del estado de esos balnearios; nos preocupa el hecho de la permisibilidad del uso de los mismos por personas
no-propietarios (paseos de buses llenos) que por no tener la conciencia de co-propietarios del residencia, no les importa dañar y/o ensuciar.

Ante esta recopilación de asuntos pendientes y situaciones incómodos para los propietarios, no podemos dejar de volver a mencionarles a la presente que no traten de intimidarnos con las amenazas de retirarse de la administración del residencial, pues estamos conscientes de que Altos de Vistamares bien podría retirarse ya sin que esto signifique que se deba retirar la Administradora Los Altos de Cerro Azul. En adición, así como Altos de Vistamares le asignó la administración del residencial a la Administradora, igual podría asignarle el manejo y venta de los lotes que aún le quedan.

Esperamos que el grupo Melo comprenda que solamente queremos ejercer nuestros derechos como propietarios, tal como se estipularon en los estatutos de las 9 asociaciones (artículo 7 y artículo 20) que ellos mismos escribieron y nos impusieron, Nada más.

Terani Simons
Altos del Frente 89
Miembro de PACAR
Como anexo aparte, tenemos el asunto de las promesas que hicieron los funcionarios del grupo Melo ante los propietarios, en la pasada reunión del 21 de abril de 2012 con respecto a la ejecución de varias tareas; muy en especial las referentes a las asociaciones de propietarios. Estos compromisos aún no se cumplen.

COMPROMISOS DE LA ADMINISTRACION CON LOS PROPIETARIOS DESDE EL AÑO PASADO (21 de abril 2012) Y QUE AUN NO SE CUMPLEN:
4. El Gerente Batista señala que la Administración tiene todos los detalles referentes a las cuentas de gastos del informe de finanzas presentado y ante el requeri-
-imiento de los participantes, señala que se podrá enviar a todos los propietarios. Respuesta que dio ante la pregunta del Sr. Troitiño y varios otros propietarios que objetaban las respuestas verbales del contador De La Cruz.

5. El Gerente Batista pone a disposición de los participantes los libros de contabilidad del Club para aclarar cualquier duda sobre su manejo. Respuesta que dio ante
la pregunta de la Sra. Esther de Adsett.

6. El Gerente Batista anuncia que Vistamares muy pronto tendrá que salir del proyecto de Los Altos de Cerro Azul ya que le quedan muy pocos lotes que vender.
Aseveración que dijo con referencia a la pregunta de la Sra. Esther de Adsett.

7. El Gerente Batista anuncia que si el negocio no es rentable para el Grupo Melo, también tendrían que salir de la administración del proyecto. Aseveración que dijo
con referencia a la pregunta de la Sra. Esther de Adsett.

8. El Gerente Batista se compromete a desglosar los gastos del informe de finanzas y compromete al contador De La Cruz para presentar este informe a los propieta-
-rios. Respuesta que dio ante la pregunta del Propietario de El Vigía.

9. El Gerente Batista afirma que los propietarios no tienen ninguna responsabilidad de las deudas patronales, ni proveedores de la Administradora. Respuesta que dio
ante la pregunta del Sr. Terani Simons.

10. El Gerente Batista anuncia que la Administración no tendría ningún problema en enviar mensualmente a los propietarios el informe de finanzas. Respuesta que dio
ante la pregunta del Propietario de La Fortaleza No.42.

11. El Lic. Publio señala que la Administración hará las convocatorias para las asambleas generales de las asociaciones. Respuesta que dio ante la pregunta de la Sra.
Esther de Adsett.

12. El Lic. Publio señala que las reuniones serán convocadas por la administración, y serán para cambiar las actuales directivas y proceder a establecer funciones
específicas para como conformar la nueva asociación, y esto lo señala porque la empresa Vistamares está pensando en retirarse del proyecto y aclara que son los
propietarios los que tienen que reunirse y definir el futuro de las asociaciones.

14. El Lic. Publio señala que la Administración propondrá un calendario para las convocatorias de las diferentes asociaciones y que el Grupo Melo nombrará una
directiva ad-hoc (temporal) para dirigir la reunión, y que ésta debe elegir nueva directiva, nombrar representantes y fijar criterios para la nueva asociación única.

16. El Gerente Batista señala que la fecha de inicio del aumento es un punto de discusión con los actuales participantes en esta reunión. Respuesta que dio ante la
pregunta del Sr. Fadul de El Guardián.

[avechaser]

Durante la reunión de la Administración con los Propietarios el domingo 20 de enero, alguien preguntó cuándo el Grupo Melo comenzó a cobrar a nosotros los propietarios de Altos de Cerro Azul los costos de operación y mantenimiento del área. Valdría la pena compartir con ustedes lo que hemos podido averiguar sobre este asunto, la historia de las asociaciones y luego la introducción unilateral de la TSM.

El cobro de gastos a los propietarios comenzó en 1992. El 24 de abril de ese año, el gerente general de Altos de Cerro Azul, Ing Luis Donado, envió a todos los “presidentes” de las asociaciones de propietarios que en ese momento existían, una carta informándoles que a partir de ese mes el Grupo Melo iba a comenzar a cobrar dichos costos a las asociaciones, es decir a nosotros (más adelante les explicaremos por qué hay comillas alrededor de la palabra “presidentes”). Adjuntamos copia de la carta.

A partir de ese mes, y durante casi 4 años, la cuota de asociación (que hasta esa fecha se supone había sido destinado al establecimiento de un patrimonio), fue utilizado para pagar los mencionados costos. Al mismo tiempo se mantenía una contabilidad separada para cada asociación. Mensualmente se mandaba un estado de situación a cada “junta directiva” junto con un informe de morosidad de cuotas por lote, detalles de Gastos e Ingresos, y una factura detallada que cubría los servicios rendidos por la Administración (Grupo Melo) durante el mes. Adjuntamos ejemplo de todos esos documentos (menos el detalle de morosidad por lote), para mes de mayo 1994. Vale la pena leerlos – son muy iluminativos.

En esos documentos se nota primero que cada asociación tenía una “Ganancia” (la diferencia entre lo cobrado y lo pagado a al Administrador en concepto de gastos) y un Capital. (Valdría la pena pedir detalles al Grupo Melo de cómo se evolucionó ese capital a través de los años y cuánto es el saldo al día de hoy. Obviamente, si alguna asociación todavía tenga capital o patrimonio a su favor, el mismo debe ser utilizado para sufragar los gastos de poner las cosas en orden (gastos legales, etc).)

También se puede ver que en 1994 los gastos regulares de operación para El Torreón – recolección de basura, seguridad, limpieza de cunetas y de áreas comunes – totalizaban $840.43 mensuales para 290 lotes, alrededor de $2.90 por lote por mes. En los pocos meses cuando había que hacer algo especial (por ejemplo, reparación de calles), el gasto subió pero nunca sobrepasó $8.00 por lote por mes. Se supone que con el tiempo hubo que agregar algunos otros renglones de gastos, pero desde cualquier punto de vista los gastos cobrados por el Administrador hoy en día represntan un aumento enorme!

Aunque durante esa época hubo más interacción y transparencia en la contabilidad y decisiones, en realidad los propietarios no tenían poder porque las “juntas directivas” conformadas por propietarios no eran legalmente constituidas – con la excepción de El Castillo y El Alcázar. No se cumplió con los estatutos de escoger la junta directiva por medio de elecciones en asamblea general. Por ende, las mismas no pudieron ser registradas en Registro Público. En realidad, las juntas directivas seguían 100% en manos de los fundadores – o sea el Grupo Melo – y esa situación anómala persiste hasta el día de hoy. Como era y sigue siendo la práctica en proyectos residenciales privados, las asociaciones fueron fundadas y registradas por el Promotor (el Grupo Melo) con la intención de que el mando y responsabilidades pasaran a los mismos propietarios (y en esa forma asegurar de que el residencial mantuviera su estatus de “residencial privado”), pero eso nunca pasó. Nótense que aunque la carta de 1992 está dirigida al supuesto “presidente” de la asociación, y se constata que el Grupo Melo ya vendió más del 90% de los lotes, se manda copia al Sr. Arturo Melo en capacidad de Junta Directiva de la Asociación - en realidad, él seguía siendo el verdadero presidente de la misma.

De todas maneras, esa época de mayor transparencia y participación entre propietarios y Administrador sólo duró hasta finales de 1995. En diciembre 1995 el Grupo Melo envió una carta anunciando al “presidente” de cada Asociación que Altos de Vistamares SA (del Grupo Melo) iba a descontinuar la práctica de cobrar cuotas de asociación y en su lugar iba a comenzar a cobrar una Tasa de Servicios y Mantenimiento, la famosa TSM que hoy en día se factura a todos nosotros. Se adjunta copia de dicha carta. Parece que a partir de 1996 la Administración dejó de dar informes de gastos a los propietarios.

La razón por hacer este cambio inconsulto y francamente de dudable legitimidad – el cobro de una TSM - obviamente no era la que se expone en la carta. Posiblemente se hizo porque los estatutos de las asociaciones eran tan mal redactados (por los fundadores, o sea el mismo Grupo Melo!) que – entre otras cosas que preferimos no mencionar aquí – no había un procedimiento claro para aumentar las cuotas a la medida que subían los gastos. Pero al mismo tiempo, al introducir la TSM se eliminó la necesidad y la práctica de informar a los propietarios cómo se gastaba su dinero, situación que duró casi 15 años hasta que por insistencia del Grupo Pacar el Grupo Melo comenzó de nuevo a rendir informes. Evidentemente esto nos trajo varias sorpresas ya que se había agregado gastos que no existían en 1995 y que nunca aprobamos – algunos tal vez justificables, otros tal vez no.

Mucho se ha dicho sobre los errores que se han cometido en el pasado. A nosotros nos parece que hay culpa de ambos lados – al introducir la TSM el Grupo Melo destruyó el principio de “co-gobernabilidad” y transparencia que existía entre el Administrador y los propietarios, e utilizó el sistema nuevo para agregar nuevos cargos inconsultos e inaceptables para muchos propietarios (por ejemplo, “Alquiler del Club”). Del otro lado, nosotros, los propietarios compartimos la culpa en igual medida, ya que fuimos totalmente apáticos frente a esos cambios y aparentemente no hicimos absolutamente nada para defender nuestros derechos e implementar como debía ser el sistema de asociaciones.

Para nosotros es más que obvio que para reestablecer un ambiente positivo dentro del residencial y una plena y transparente cadena de mando, cooperación y flujo de información entre propietarios y administrador, hay que rescatar y poner a andar las asociaciones; tener elecciones para elegir nuevas juntas directivas conformadas por propietarios que dirijan el residencial para el bien de todos; volver al sistema de cuotas de asociación; firmar contrato con el Grupo Melo para que administre según nuestras prioridades; corregir todos los errores en los estatutos; y ver como se puede fusionarlas para hacer una sola asociación para todo el área. Después de todo, no estaríamos inventando la rueda; las asociaciones ya fueron fundadas; y el sistema que queremos se utiliza desde hace años en residenciales similares privados en todo el país y probablemente el mundo.

[colmport]

Good Morning to All:

I spent 2.5 hours drafting a detailed tome on Wednesday that never appeared on the forum when I hit post reply. I will not bother to make such detailed input again.

With that said, let me merely introduce the concept that the TSM is, for all intents and purposes, a streamlined copllection of associaiton dues. Due to the utter dysfunction of the 9 seperate homeowner associations and the need to continue operations; it appears that Grupo Melo made a legitimate and wise busienss decision to operate as if there was a sole "association" a single entity collecting all dues. Because there are no properly functioning Boards up and running, there are no entities to colelct the monthly dues. To whom would the administraion send statements for the pro rata share of expenses? To a Board that does not exist on behalf of a lifeless association?

Inflation and expenses have continued to rise since 1994. Was gasoline $3.88 per gallon in 1994. Not even close. Were salaries the same 19 years ago. Not for anyone I have hired in that period... What of the cost of other materials, vehicles, etc.?

I have no problems and no concerns with the current transparency. The report given to us on 20 January 13 was as well drafted and as complete as any I have seen in my 30 years of practicing law. It would meet the strict standards of the United States Securities and Exchange Commission as well as the laws of any of the 50 states. I will infer that it meets the similar standards of Panamanian law.

The only item I believed anyone would question is the rental of the Club facilities. No one voted on this issue and to take a vote of all property owenrs in Cerro Azul would not be practical. Is anyone suggesting that these facilities should be closed and left to fester like an untreated wound? How would that benefit our community. I say this as one who seldom utilized the facilities but who likewise does not object to paying $5.00 - $6.00 per month to maintain the same for the good of all in our community. The Club is not a free standing commercial entity that could be justified except as an amentiy for our community.

The only way to get the handle some seek is to stand up all nine associations and get them functioning as if we lived in a condominium. I do nto foresse this happening in my lifetime; and I am not planning on passing in the near future... Even if all nine were running; can you imagine the chaos that would ensue if some associations voted to pay their pro rata share and others did not? How would this be handled? Not well I am certain.

I am all for getting all nine associations up and running properly. Good luck. I am all for forming a single entity to govern the community. Good luck getting more than 50% of the total property owners to vote first to dissolve their current association; second to form a new association; and third to elect competent board members that have a clue about business and finance. If this miracle can be made to happen, I will be pleasantly shocked.

While the interested parties are locating the funds and the attorneys to accomplish thie |Herculean effort, I suggest that each of us present our questions, in a polite and business like manner to the current administrator and obtain answers. Those we like, we like. Those we dislike, we can seek to have amended.

Mark y Yari Ort
61 Torreon

[avechaser]

Tenemos que hacer una CORRECCIÓN a nuestro mensaje de ayer sobre la carta de Ing Donado en la cual él anunció que se iba a comenzar a cobrar gastos a los propietarios por medio de las asociaciones. Erróneamente pensamos que la misma fue copiada al Sr Donaldo Melo como Junta Directiva de la Asociación, pero al leerla de nuevo nos damos cuenta de que copiado al Sr Melo y la Junta Directiva. Disculpen..

Otro punto que hay que mencionar – para poder ver los adjuntos – que son importantes - hay que hacer click en el “Topic” y luego entrar en el foro con su password.

[avechaser]

Hi Mark and Yari

We have had the same problem you had when trying to write longer pieces on the Forum. We got the following advice: when you want to send a long piece to the Forum, it’s best to prepare it first in Word, then when it’s finished open the Forum and copy and paste the piece onto it. The problem is that if you spend too long connected to the Forum it automatically cuts you off without telling you.

As regards the Associations, there was a lot of talk about them at the meeting and we think it is correct to say a general acceptance of the need to get the associations running and not just on paper. Apart from other concerns, ANAM is now insisting on it and the Melo Group themselves put it in the Manual del Propietario and talked about it at the meeting.

Please don’t misunderstand the tone – nobody wanted Melo to stop being administrator. Everyone present at the meeting accepted that there had been errors on both sides and we need to work together to correct them.

For health reasons, we had to leave the meeting before it finished, but we understand that there was no discussion of nor reply to the various questions we had sent in writing beforehand to Ing. Correa regarding certain costs. It’s a pity, since we might have learned a few things of value. Personally we think some costs are too high, but are prepared to be corrected.

Regarding the Club, there was a quite considerable amount of irritation, especially among residents of longer standing who bought their lot when the club had not even been thought of, let alone mentioned in the contract of sale. We remember that before the club was built, Ing Donado was going around asking people if they wanted it and we and most other folks we knew said “no”. We knew it would just become a chain around our necks. But they built the club anyway, initially charged a separate fee to just those persons who wanted to be members, and when that didn’t work they just started charging everyone for it without telling us. Personally we think that some other arrangement has to be made for keeping and running the club (concession?), so that those who don’t want to use it don’t have to pay for it. The club, by the way, does not belong to the property owners or any of the associations.

Point taken about trying to operate with 9 associations, but we have to start somewhere…!

Esther and Bill
142, Torreón

[colmport]

Ester & Bill:

You are correct that Yari and I have only been here 7 years and do not recall how things were in the past. My one item of note is that those who complain of increased costs and who make comparison to 1984 costs fail to comport with the reality that everything has gone up by many multiples since 1984. Use only gasoline and groceries as a point of reference.

The Club appears to be a bone of contention and I noticed irritation among those attending the meeting. As I stated earlier, we seldom utilize the Club. When paying extra was optional, we refrained for that purpose. But when they added this cost in to the TSM, I accepted it without too much aggravation. It is a very nice facility that would be expensive to maintain. It is an overall benefit to our community and to our property values (at least that is my impression and I could be wholly incorrect...).

I understand that Melo owns this business. I also recognize that as a result of ours being a gated community, it is not a viable business venture standing alone. It is, for all intents and purposes, a concession. I cannot imagine, however, that it could possibly break even or make a profit given the level of use I have witnessed on the days I have utilized the restuarant.

I concur with the idea that, if we had ONE viable association and a method to poll all property owners, the issue of keeping or closing this facility should be put to a vote with will of the majority governing. Trying to vote on this, or any other issue of community wide significance, is not feasible, even if all 9 associations function properly. How would we handle situations wehre one association votes to improve roads, or to keep the club and another votesd no? Can you spell nightmare scenario of utter chaos?

Mark y Yari